Por: ANDREA GARCÍA PONDS
Hablemos de Meetings
Hablemos de Meetings
En base a nuestro fabuloso minuto a minuto, que nos guiará en tiempos y movimientos de la operación del evento vamos a revisar con el hotel y el DMC cada una de las actividades y momentos para estar seguros que todas las partes involucradas en el evento estamos en sintonía con lo solicitado por el cliente para cumplir los objetivos de su evento.
Con el hotel:
A la junta “precon” asiste un representante de cada área del hotel, el líder del proyecto por parte de la agencia y el cliente, de acuerdo a nuestra agenda se revisan los BEOS u órdenes de servicio cronológicamente detallando día, lugar y horario en que se llevará a cabo la actividad, montaje, mantelería y decoración, menús solicitados y requerimientos especiales, si existen dudas o modificaciones el área del hotel a cargo toma nota de nuestras indicaciones y/o resuelve las dudas.
Para los momentos en que tenemos un proveedor externo es muy importante dar el nombre de quien asiste, que es lo que ingresará y que nos indiquen los accesos y procedimientos para que a su llegada no se pierda tiempo en esos trámites.
Esta junta es fundamental para que todo el hotel conozca quien es nuestro cliente, el porqué y para qué del evento.
Al terminar después de haber repasado el programa todo debe estar claro para que cada uno hagamos nuestra labor en tiempo y forma y nuestro cliente disfrute de su evento.
Con el DMC:
Ocurre el mismo procedimiento que con el hotel, aquí el área de ventas, junto con operaciones y el coordinador asignado a nuestro evento revisamos el minuto a minuto de Traslados aeropuerto -hotel -aeropuerto, especificando cómo van a recibir a los invitados y donde deberán descender al llegar al hotel así como horarios para salidas al aeropuerto para los regresos.
Horarios para salidas a actividades, detallando puntos de reunión, número de participantes y unidades de transportación que se utilizarán.
En ambos casos es muy importar informar quienes son los VIPS de nuestro grupo para que si hay alguna logística en particular para ellos se lleve a cabo sin contratiempos.
Así que mi recomendación es nunca dejar de lado estas juntas previas a cualquier evento sin importar que tan pequeños puedan ser ya que son indispensables para recapitular todo lo solicitado y saber que así ocurrirá…
LAET. Andrea Garcia Ponds, CMS
CEO: Zahír Special Events & Meetings
Dedicada a organización de eventos empresariales
Email: andreag@zahir.mx
Twitter: @ZahirEvents
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