El termino Meeting Design, se popularizó en el año 2008 de la mano de Maarten Vanneste gracias a su libro Meeting Architecture.
En este libro se propone una nueva forma de pensar en la organización de reuniones y eventos, que conlleva una nueva visión de cómo diseñarlas y planificarlas.
También identifica tres principales objetivos de una reunión:
- Aprendizaje
- Networking
- Motivación
Según esta propuesta, el proceso para organizar una reunión debe tener 4 fases:
- Definir los objetivos de las reuniones
- Diseñar la estrategia y el programa de la reunión basándose en esos objetivos
- Desarrollar las reuniones con nuevos métodos y formatos innovadores
- Medir los resultados conseguidos
En definitiva, los cinco principios básicos del meeting design son:
1) Diseñar reuniones que puedan alcanzar los objetivos de los organizadores (meeting owner).
2) Diseñar reuniones que puedan aportar un mayor valor añadido a todos los stakeholders implicados.
3) Diseñar reuniones que permitan contribuir a una experiencia más completa y satisfactoria de los asistentes, incentivando que estos participen activamente en la reunión y se relacionen entre sí.
4) Buscar formatos y nuevas formas de comunicar para transmitir el conocimiento de una forma más efectiva.
5) Medir si se han obtenido los objetivos planteados y la satisfacción de los asistentes.
Esos objetivos se logran con innovación y con eventos más participativos.
Los organizadores de reuniones tienen que pasar de tener un papel básicamente logístico, a uno más estratégico, generando un programa y unos contenidos que permitan alcanzar los objetivos planteados.
Redacción
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