Meeting Design una nueva forma de entender el turismo de negocios

Nuevas tendencias en la industria del Meeting Planner

El termino Meeting Design, se popularizó en el año 2008 de la mano de Maarten Vanneste gracias a su libro Meeting Architecture.

En este libro se propone una nueva forma de pensar en la organización de reuniones y eventos, que conlleva una nueva visión de cómo diseñarlas y planificarlas.

También identifica tres principales objetivos de una reunión: 
  • Aprendizaje 
  • Networking 
  • Motivación 

Según esta propuesta, el proceso para organizar una reunión debe tener 4 fases: 
  • Definir los objetivos de las reuniones 
  • Diseñar la estrategia y el programa de la reunión basándose en esos objetivos 
  • Desarrollar las reuniones con nuevos métodos y formatos innovadores 
  • Medir los resultados conseguidos 

En definitiva, los cinco principios básicos del meeting design son:

1) Diseñar reuniones que puedan alcanzar los objetivos de los organizadores (meeting owner).

2) Diseñar reuniones que puedan aportar un mayor valor añadido a todos los stakeholders implicados.

3) Diseñar reuniones que permitan contribuir a una experiencia más completa y satisfactoria de los asistentes, incentivando que estos participen activamente en la reunión y se relacionen entre sí.

4) Buscar formatos y nuevas formas de comunicar para transmitir el conocimiento de una forma más efectiva.

5) Medir si se han obtenido los objetivos planteados y la satisfacción de los asistentes.

Esos objetivos se logran con innovación y con eventos más participativos.

Los organizadores de reuniones tienen que pasar de tener un papel básicamente logístico, a uno más estratégico, generando un programa y unos contenidos que permitan alcanzar los objetivos planteados.

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