Parte fundamental del éxito que tiene el meeting planner en los eventos que organiza es la red de proveedores con los que se apoya en cada destino, es por ello que cuando decidimos a contactar y contratar a alguien los aspectos fundamentales que tomamos en cuenta son:
1) Referencias, recomendaciones y comentarios de colegas meeting planners respecto a su experiencia al contratar sus productos o servicios.
2) Información y fotografías en sus redes sociales y página web.
3) Si pertenecen a alguna de las asociaciones relacionadas al turismo de reuniones y/o cuentan con certificaciones o reconocimientos.
4) La actitud de servicio ya sea al responder nuestra primera llamada o mail de contacto y la confianza que nos transmitan de que fue una buena elección considerarlos para nuestro evento.
5) Una pronta respuesta a nuestra solicitud de cotización es fundamental y que la propuesta esté elaborada de acuerdo a lo que solicitamos. Cuando un proveedor tiene claro que el cliente final espera una respuesta de nuestra parte y eficientar tiempos es determinante para cerrar negocios en verdad lo valoramos.
6) Un contrato claro y detallado de lo solicitado, sin sorpresas que “olvidaron mencionar”.
7) Que el transito del área de ventas a la de operaciones sea casi imperceptible y tenga continuidad con lo tratado con anterioridad y no tener que todo lo que ya fue comentado o tener que reenviar todo el historial de mails.
8) Al momento de brindar su servicio o entregar un producto es fundamental, la puntualidad, entrega de acuerdo a lo contratado, respeta que nosotros como meeting planner somos el contacto con el cliente y no pretende saltarnos ya que sabe que para ellos nosotros somos su cliente.
9) Un proveedor que en lo que hace demuestra con hechos ser experto y se convierte en una extensión de nuestro equipo para juntos lograr el éxito de un evento y brindar un servicio de excelencia que genere una verdadera experiencia para nuestro cliente, definitivamente se convierte en un proveedor de casa.
10) Hay destinos donde los proveedores no siempre cubren con todos los puntos anteriores por alguna circunstancia y los meeting planners nos arriesgamos a contratarlos llevándonos a veces muy gratas sorpresas y otras tantas aprendemos que para ciertos lugares debemos llevar a nuestro equipo extendido de proveedores.
CEO: Zahír Special Events & Meetings
Dedicada a organización de eventos empresariales
Radicada en Ciudad de México
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Email: andreag@zahir.mx
@ZahirEvents
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