Las 7 preguntas básicas que guían la labor del Meeting Planner

Preguntas básicas para un Meeting Planner



Por: ANDREA GARCÍA PONDS  
Hablemos de Meetings 
   


Cada que recibimos una llamada o un mail con una solicitud de evento hay varios aspectos fundamentales a tener en cuenta para poder orientar bien a nuestro cliente y que se logre visualizar el evento de la misma manera, enfocados hacia el mismo objetivo y al darle vida podamos cubrir y superar sus expectativas.



Las 7 preguntas básicas que guían el rumbo de un evento y las acciones a seguir por parte del meeting planner son:

¿QUÉ?

¿Qué tipo de evento se desea realizar? 

Una junta, capacitación, integración, seminario, convención, celebración de gala, coctel… ¿Qué tipo de montaje le gustaría? Con sus respuesta podemos empezar a asesorarlo sobre lo que es más conveniente y lucirá mejor.

¿QUIÉN?

¿Quiénes serán los asistentes al evento?

Son colaboradores de la compañía, directivos, socios, clientes, distribuidores, esto nos ayudará a perfilar e ir estructurando lo que nos está siendo solicitado.

¿Quién es el anfitrión del evento que vamos a organizar?

Es muy importante tener claro que empresa, área, director, gerente es el anfitrión del evento independientemente de que sea o no la persona que es nuestro contacto principal para la organización del mismo.

¿POR QUÉ?

¿Por qué desea llevar a cabo el evento?

Esto nos llevará a conocer el objetivo principal que guiará todos los esfuerzos durante la planeación y desarrollo del evento y nuestra meta a alcanzar para que se cumpla como el cliente lo desea y se den de manera directa o indirecta los mensajes adecuados para que los asistentes comprendan la razón de ser del mismo y la importancia de su asistencia.

¿CÓMO?

¿Cómo le gustaría al cliente que fuera su evento?

Es fundamental poner atención y escuchar al cliente para poder entender de qué forma está visualizando que ocurran las cosas en el trascurso del evento, para que a partir de esto podamos empezar a darle vida a lo que tiene en mente y generar una agenda y un minute by minute dando énfasis en los que son los momentos donde se desea causar mayor impacto o atrapar la atención de los asistentes.


¿DÓNDE?

¿Dónde le gustaría que se llevara a cabo su evento?

Dentro de la misma empresa, en un recinto, hotel, locación especial.

En la misma ciudad o en otra, que tan lejana les gustaría que fuera, un destino de playa, un pueblo mágico, una ciudad colonial…

¿CUÁNDO?

¿Cuándo le gustaría que se llevara a cabo el evento?

A lo mejor aún no tiene una fecha definitiva, pero nos puede ayudar diciéndonos una fecha probable, mes, época, etc. para en base a esto poder armar la propuesta y dar nuestra retroalimentación en base a la temporada y el destino que se tiene en mente.

¿CUÁNTO?

¿Cuánto está dispuesto a invertir en el evento? Conocer el presupuesto disponible nos ayudará a armar una propuesta viable basada en lo que sí se puede tener o llevar a cabo con los recursos disponibles.

Teniendo estas respuestas de parte de nuestro cliente cómo primer paso, podremos armar una propuesta adecuada y con opciones acorde a lo que realmente nos están solicitando para desde el primer momento estar en sintonía.





LAET. Andrea Garcia Ponds, CMS

CEO: Zahír Special Events & Meetings
Dedicada a organización de eventos empresariales
Email: andreag@zahir.mx
Twitter: @ZahirEvents

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