Aspectos fundamentales en una visita de inspección de un Meeting & Event Planner

Como meeting & event planner es muy importante conocer los recintos




Hablemos de Meetings 
Opinión por: ANDREA GARCÍA PONDS     



Como meeting & event planner es muy importante conocer los recintos, salones de los hoteles y cualquier locación que propongamos para estar seguros que se adapta a los requerimientos del evento de nuestros clientes, para esto realizamos visitas de inspección o sites, y los principales aspectos a considerar de acuerdo a mi experiencia son:


  • Facilidad para llegar al lugar y todas las posibles vías de acceso.
  • Si cuenta con estacionamiento y para cuantos autos y si es auto servicio o mediante valet parking.
  • Accesibilidad para autobuses y camionetas en los que podrían llegar los participantes.
  • Facilidades de acceso para personas con discapacidad.
  • Considerar si para el espacio asignado para nuestro evento se utilizaría la entrada principal o alguna alterna que sea más directa.
  • Dimensionar el espacio para el montaje que vamos a tener y la cantidad de participantes, un aspecto fundamental a tener en cuenta es el espacio que ocupará nuestro escenario en caso de tenerlo y el backstage requerido.
  • Ubicar salidas de emergencia y adecuar el montaje para no obstruirlas.
  • Verificar donde se encuentran los sanitarios más cercanos al lugar del evento y constatar las condiciones y limpieza de los mismos.
  • Es sumamente importante preguntar en qué áreas está permitido colocar señalizaciones o imagen de nuestro evento y comentar lo que se tiene planeado colocar para verificar viabilidad en el lugar.




Aunado a esto, en cada visita que llevo a cabo tomo fotos para con ellas hacerle a mis clientes una presentación con imágenes totalmente reales de cada aspecto que verificamos y con esto asegurarle que su evento quedara excelente en ese lugar o bien ayudarlos a seleccionar la sede de su evento cuando están decidiendo entre varias opciones, adicional a realizar una visita de inspección junto con ellos.


Conocer los diferentes venues, locaciones y recintos que nos ofrece cada destino nos ayuda a dar mayor confianza a nuestros clientes de que somos profesionales debidamente actualizados y que conociendo los lugares y sus dimensiones estamos haciendo una propuesta coherente a sus requerimientos empezando a generar desde la propuesta la experiencia que están buscando ofrecer a los participantes.



LAET. Andrea Garcia Ponds, CMS

CEO: Zahír Special Events & Meetings
Dedicada a organización de eventos empresariales

Email: andreag@zahir.mx
Twitter: @ZahirEvents

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ANDREA GARCÍA PONDS


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